Щодо надсилання листів на електронну адресу суду

Згідно Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, до початку функціонування всіх підсистем (модулів) ЄСІТС процесуальні та інші документи можуть подаватися до суду в електронній формі з використанням офіційної електронної адреси або адреси електронної пошти, з якої надійшли документи, засвідчені кваліфікованим електронним підписом. До початку функціонування всіх підсистем (модулів) ЄСІТС суд надсилає документи у справах або на офіційну електронну адресу або адресу електронної пошти, з якої надійшли до суду документи, засвідчені кваліфікованим електронним підписом.

Використання електронного підпису врегульоване Законом України «Про електронні довірчі послуги», який набрав чинності 07 листопада 2018 року.

Отже, чинне процесуальне законодавство не забороняє учаснику справи звернутися з процесуальними документами до суду шляхом направлення їх на офіційну електронну адресу суду з обов'язковим скріпленням їх власним електронним цифровим підписом учасника справи.

Відправка офіційних листів електронною поштою здійснюється тільки після реєстрації документів на паперових носіях та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа в комп'ютерному файлі відповідного документа. Офіційні документи, що вкладаються до електронного листа-повідомлення, за умови впровадження електронного цифрового підпису, обов'язково підписуються з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа після внесення реєстраційних дати та номера особою, що реєструє та відправляє лист.

Для офіційного електронного листа:

рядок "Тема" заповнюється обов'язково і таким чином: «дата реєстрації листа у форматі "ДДММРРРР", реєстраційний номер листа, короткий зміст (за потреби)». Наприклад: «14022018 №6521/2018, заява у справі №925/123/18». Якщо кінцевий адресат (наприклад, суддя), то в електронному листі необхідно вказати, кому адресована передана інформація;

в тексті електронного листа вказується інформація про приєднані файли; електронний лист має бути підписаний.

Електронний лист є офіційним, якщо містить вкладення з текстом офіційного документа у вигляді файлу (приєднані файли), скріпленого електронним цифровим підписом.

Документи, отримані електронною поштою без електронного цифрового підпису (ЕЦП) не належать до офіційних.

Пунктом 22 Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами також встановлено порядок дій працівника суду в разі отримання електронного листа. Після отримання нових листів електронною поштою відповідальна особа:

• перевіряє на легітимність ключ електронного цифрового підпису, яким засвідчено електронний лист;
• у разі якщо електронний лист не засвідчений відповідним ключем електронного цифрового підпису, надсилає відправнику повідомлення про необхідність відправки нового листа, підписаного належним чином;