Положення про канцелярію суду

 ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом керівника апарату Білоцерківського міськрайонного суду

 № 40-07 від 27 грудня 2012 року

ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Білоцерківського міськрайонного суду Київської області

1. Загальні положення

1. Канцелярія Білоцерківського міськрайонного суду Київської області утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і здійснює забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

2.  Канцелярія суду в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Кодексом України про адміністративні правопорушення та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією", Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації в Київської   області, наказами голови та керівника апарату суду, а також цим Положенням. 

3. Загальний контроль за ефективністю діяльності канцелярії суду здійснює керівник апарату суду.

4. За посадами до канцелярії суду входять: старший секретар, секретарі суду та діловоди.

5. Канцелярія суду за напрямками роботи включає: загальну канцелярію; канцелярію у цивільних та адміністративних справах; канцелярію у кримінальних справах; канцелярію у  справах про адміністративні правопорушення.

6. Канцелярію суду очолює старший секретар суду відповідно до напрямків роботи: здійснює організаційне забезпечення роботи загальної канцелярії, канцелярії у кримінальних справах, канцелярії у справах про адміністративні правопорушення; канцелярії у цивільних та адміністративних справах.

Старший секретар здійснюють організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

Старший секретар  несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.

Старшому секретарю безпосередньо підпорядковані секретарі суду та діловоди відповідно до напрямків роботи.

У разі відсутності старшого секретаря  або неможливості здійснення ними своїх повноважень їх обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.

7. Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

      Посадові обов'язки працівників канцелярії суду затверджуються керівником апарату суду.

8. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

2. Основні завдання канцелярії суду

1. Основними завданнями канцелярії суду є забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

2. Канцелярія суду відповідно до покладених на неї завдань:

2.1. забезпечує щоденне протягом робочого часу суду прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та реєстрацію їх в електронних картках;

2.2. своєчасно передає судові справи суддям для розгляду;

2.3. своєчасно передає документи виконавцям та контролює за їх своєчасним виконанням;

2.4. забезпечує своєчасне відправлення вихідної кореспонденції та її реєстрацію в електронних картках.

2.5. веде первинний облік справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує заповнення обліково-інформаційних карток в електронному вигляді та забезпечує їх достовірність і правильність;

2.6. веде номенклатурні справи по роботі канцелярії, подає пропозиції керівнику апарату суду щодо складання номенклатури справ;

2.7. веде роботу з обліку та зберігання судових справ, які знаходяться в канцелярії суду;

2.8. забезпечує роботу з речовими доказами: облік, зберігання та виконання відповідно до судових рішень;

2.9. забезпечує своєчасне та належне направлення судових справ із апеляційними, касаційними скаргами, протестами до судів вищих інстанцій;

2.10. забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, веде їх облік, забезпечує відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання, своєчасне приєднання до судових справ повідомлень про стан їх виконання.

2.11. веде контрольні та зведені виконавчі переведення;

2.12. здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає керівнику апарату суду про випадки порушення термінів здачі справ до канцелярії суду;

2.13. проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;

2.14. забезпечує виготовлення та своєчасну видачу копій судових рішень, інших документів із судових справ, а також судових справ для ознайомлення відповідно до поданих заяв після отримання відповідного погодження у встановленому порядку;

2.15. за дорученням керівника апарату суду готує проекти відповідей на запити, заяви, які надходять до суду від громадян або юридичних осіб.

2.15. проводить підготовку та передачу до архіву суду судові справи за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

3. Права канцелярії суду

3. Канцелярія має право:

3.1. вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи канцелярії суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації з метою її удосконалення;

3.2. вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення на зборах суддів, нарадах працівників апарату суду щодо найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії суду, покращення умов, удосконалення форм і методів роботи, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду;

3.3 Отримувати від працівників апарату суду та суддів інформацію необхідну
для виконання своїх завдань та обов'язків.

4. Відповідальність канцелярії суду

1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання основних завдань канцелярії суду несуть старший секретар.

2. Відповідальність працівників канцелярії суду встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

5. Заключні положення 

До цього Положення можуть вноситися доповнення та зміни за погодженням з головою суду, що затверджуються керівником апарату.