Положення про архів суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом голови Білоцерківського міськрайонного суду

Київської області 21 жовтня 2024 № 88/од/г

ПОЛОЖЕННЯ

про архів Білоцерківського міськрайонного суду Київської області

1. Відповідно до Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року зі змінами та доповненнями , для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 10.02.2012 № 232/5 зі змінами, в Білоцерківському міськрайонному суду Київської області діє архів, який забезпечує зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» у суді функціонує архівний підрозділ , архів суду очолює завідуючий архівом, відповідальні за ведення архіву, архіваріуси та особи на яких покладено виконання обов’язків архіваріуса наказом керівника апарату суду.

3. У своїй діяльності завідуючий архівом та архіваріуси суду керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів Білоцерківського міськрайонного суду Київської області, яке розробляється на підставі Типового положення.

Положення про архів суду, затверджується керівником організації.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник організації, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов'язків завідуючого архівом та архіваріуса суду визначається Посадовою інструкцією, яку затверджує керівник апарату суду.

6. Основними завданнями архіву суду є:

приймання та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

контроль разом зі службою діловодства (канцелярією суду) за станом зберігання та правильністю оформлення документів суду;

участь у складанні та погодженні номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015року №1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015року №736/27181 ( далі - Правила), відповідній державній архівній установі;

проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії суду проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань ( особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 1 Ороків) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

в установленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

підготовка і передання документів до Державного архіву Київської області, архівного відділу Білоцерківської райдержадміністрації;

участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на відповідального працівника за архів завдань йому надається право:

вимагати від канцелярії суду передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог; давати рекомендації з питань, що входять до його компетенції;

запитувати від канцелярії суду відомості, необхідні для роботи;

інформувати голову суду та керівника апарату суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

брати участь у засіданнях, нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Завідуючий архівом, архіваріус суду призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату суду.

Порядок взаємодії архіву суду з іншими підрозділами визначається керівником апарату суду. Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є відповідальний працівник за ведення архіву.

9. До складу документів архіву суду входять:

документи з паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, що утворились в результаті діяльності суду, та документи з кадрових питань ( особового складу);

науково-технічна, кіно-,фото-,фоно-,відеодокументація, аудіовізуальні та електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах;

особові архівні документи працівників суду;

документи з різними видами носіїв інформації суду - попередників суду, що ліквідовані в установленому порядку;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються, в упорядкованому стані із канцелярії суду до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановленими Правилами.

Науково-технічна та електронна документація передається до архіву суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

Кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація, аудіовізуальні документи передаються до архіву суду одразу після завершення її виготовлення.

Електронні документи передаються до архіву суду відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року ЗЧпІ 886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014року за №1421/26198.